假如現(xiàn)在時刻大約是夜里11點，作為領(lǐng)導(dǎo)的你突然想到一個關(guān)于正在進(jìn)行的項目的關(guān)鍵步驟。于是你匆匆起身開始寫郵件，發(fā)送給你的團(tuán)隊。
老板們！請不要半夜發(fā)郵件
沒有時間比現(xiàn)在更好，對嗎？
錯！作為一個注意力管理方面的教練，過去數(shù)十年中很多案例關(guān)于業(yè)余時間的郵件如何提高企業(yè)員工效率。但同時，在這些案例里面，那些真正的創(chuàng)意、創(chuàng)新和高效率被排除在外了。
如果這已經(jīng)是你的慣常做法，那么你早已錯失能和工作拉開一段距離的機(jī)會。而這種距離感對于常常需要新視角的領(lǐng)導(dǎo)者來說至關(guān)重要。很多時候，只要老板在工作，整個員工，團(tuán)隊似乎也應(yīng)該都在工作。
想一想作為領(lǐng)導(dǎo)者，你想傳達(dá)的訊息是什么。是希望你的員工能夠立刻回復(fù)？還是只是因為你突然想到了一些東西，在你忘記之前想要告訴大家而已。如果是前者，你是有意識地希望你的員工7天24小時無休止的工作。如果是后者，你也是無意識地希望你的員工7天24小時無休止的工作。這其實對于作為領(lǐng)導(dǎo)者的你、你的員工、以及整個企業(yè)文化都不是好事。繁忙時節(jié)，在休息時間還心系工作是高效率的表現(xiàn)。但是一直心系工作，那就是工作狂。工作狂和高效率之間是有很大區(qū)別的。
不管你的目的是什么，從我的經(jīng)驗中看出，從老板到員工養(yǎng)成這種半夜發(fā)郵件的習(xí)慣主要有以下兩個原因：
野心
如果老板半夜或者周末發(fā)郵件給員工，大多數(shù)的員工認(rèn)為立即回復(fù)是非常必要的，或者說立刻回復(fù)會給老板留下好印象。就算只有很小一部分員工這么想，這種想法也會很快傳遍整個團(tuán)隊。做到這一點，只需要開會中隨意地提起“我們昨晚在郵件中說……”。畢竟，每個員工都在努力為自己的職業(yè)生涯尋找突破口。
注意力
很多人在下班時間是沒有一點兒工作意愿的。但是他們對于自己的注意力管理能力低下。他們太過習(xí)慣與多任務(wù)工作，習(xí)慣于不停被打擾。他們會拋下自己正在做的工作，無意識地點開手機(jī)上的新郵件、新短信、和來自社交媒體的新消息。作為老板，你的深夜郵件就是助長了這種不良習(xí)氣。
這兩條原因帶來的結(jié)果總是傷害。不管是因為他們擔(dān)心錯過你的郵件，還是因為他們已經(jīng)長期沉溺于這些智能設(shè)備；當(dāng)員工下班之后還不停地關(guān)注工作郵箱，他們就失去了讓大腦獲得基本休息的時間。實驗證明，如果想要高效工作，我們的大腦需要休息時間。就是這些休息時間產(chǎn)出好創(chuàng)意和新視角?？墒悄愕膯T工卻因為一直關(guān)注郵件，所以從來沒有這樣的時間。創(chuàng)造力、靈感和動力是員工的核心競爭力，但同時它們也是一直在消耗的資源，需要時時充電。對于你來說，也是這樣。所以，是應(yīng)該花費些時間看看自己的交流習(xí)慣了。
公司的領(lǐng)導(dǎo)者的這種行為，會讓不健康的郵件交流風(fēng)氣扎根生長。
領(lǐng)導(dǎo)者要清楚郵件和其他交流方式的目的何在，建立推崇專注力、單任務(wù)和擁有休息時間的企業(yè)文化。Vynamic，費城的一家成功的健康咨詢公司，就有一條政策叫“zmail”。這條政策旨在抑制工作日晚上10點的到早上7點的郵件和所有周末郵件。當(dāng)然，這條政策并不是說在這些時間段完全禁止工作，或禁止交流。如果員工認(rèn)為下班時間的交流是必要的，他們必須評估一下這件事情是不是重要的需要打電話。如果有員工選擇在休息時間工作，“zmail”的政策旨在不讓一位員工的習(xí)慣影響其他人。執(zhí)行起來非常簡單，如果你在下班時間發(fā)郵件，zmail會強(qiáng)制將郵件草稿緩存，你可以在一會兒之后手動發(fā)出，或者直至工作時間自動發(fā)出。這條政策將休息時間很重要的信念和員工行為緊密結(jié)合起來，最終也創(chuàng)造了健康的企業(yè)文化。
我們再來仔細(xì)看看那些總是處在工作環(huán)境中的領(lǐng)導(dǎo)者。他們的工作時間越長越容易成功的信念深入潛意識，不易克服。但真相是，這樣做既不有利也不能持久。長時間的工作降低了效率和投入程度。我總是看到，領(lǐng)導(dǎo)者在理念上覺得很需要休息時間，但是他們又希望可以推進(jìn)公司發(fā)展目標(biāo)，這貌似就意味著時刻不間斷的交流。
然而，這種員工時刻回復(fù)郵件的瘋狂環(huán)境并不能讓他們變得更加高效，只能讓他們不斷被打擾，看起來更加忙碌。在招聘員工的時候，你看重的是他們的知識、經(jīng)驗和獨特的才華，而不是他們能同時完成多少任務(wù)，或者他們一天能回復(fù)多少封郵件。
因此，要展示并鼓勵這樣一種企業(yè)文化。在其中，員工可以將他們的腦力更高效地使用。
注重“時間管理”轉(zhuǎn)為注重“注意力管理”。并將這一重要技能的培訓(xùn)納入員工發(fā)展培訓(xùn)計劃中。
抑制下班時間的工作交流。
討論并規(guī)范“出席”的重要性。當(dāng)你在跟下屬講話的時候，不要做其他事情。開會的時候也要有“拒絕移動設(shè)備”的政策，推崇對于單個任務(wù)的全身心投入。
抑制全天工作和總是分心的不良習(xí)慣，強(qiáng)調(diào)注意力集中力的重要性。在辦公室設(shè)計方面，在有開放討論空間的同時，也要有可以全身心投入的安靜區(qū)域。尤其對于那些需要高度集中力的職位、任務(wù)和項目，還可以開放遠(yuǎn)程工作的選項。
以上這些行為不僅能夠幫助你和你的員工提高工作效率和工作質(zhì)量。更為重要的是，它們創(chuàng)造了一種更為高效輕松的企業(yè)文化。